3 年全遠端工作心得與設備分享：讓你工作更高效與舒適的方法

從部分遠端到現在完全遠端工作已經三年，我累積了一套有效的工作方法，同時也找到了一些長期使用下來非常推薦的設備。

這篇文章將分享我個人的 4 個遠端工作經驗與心得：從工作任務、活動會議、訊息處理的管理，到如何劃分工作與生活界線，以及實用的遠端工作設備推薦。希望我的經驗能對正在遠端工作的你有所幫助。

*請注意：設備推薦主要針對在家工作的場景，若你是經常移動的數位遊牧者，部分內容可能較不適用。

文章最後有 Backbone 專屬團購優惠，如果你剛好有要買升降桌、人體工學椅、螢幕支架等，都可以透過我的專屬折扣碼購買。

1. 如何管理工作任務

我習慣以「週」為單位來安排工作計畫，這讓我的內容管理保有更大的彈性。

我的每週工作概覽：

固定產出： 團隊管理、每週約 3 篇社群貼文、1 篇電子報、不定期經驗分享。
不定期製作： YouTube 影片、社群短片。
多重兼職： 同時處理 3 份兼職工作，涵蓋社群短片製作、文案撰寫、AI 顧問服務等。
額外工作： 諮詢服務、設計接案、講座教學、品牌合作等。

可以看到我的工作涵蓋範圍很廣，不是只有個人社群經營或設計工作，也包含與多家公司的合作和不同性質工作的處理。

最難搞定的就是時程安排與妥善安排並完成任務，以下我的分享會真實分享自己的經驗與正在使用的工作。

推薦工具：「Todoist」— 你的專屬任務中心

我使用 Todoist 來整合管理所有任務，將工作過程視為一場「解任務遊戲」，完成一項就打勾一項，成就感十足。Todoist 還支援設定循環任務（如「每日任務」與「每週任務」），大幅減少手動排程的時間。

雖然行事曆也能做到類似功能，但我更偏好 Todoist，原因在於：

任務彈性： 我的任務大多不需在「特定時段」完成；若設定成整天呈現在行事曆上，反而容易造成查閱上的困擾。
成就感： Todoist 在任務完成後能直接刪除的操作更直觀，帶來更真實的成就感。
快速記錄： 它能快速、方便地記錄我所有的待辦事項與突發靈感。你不必擔心遺忘，先記下來，之後再整理規劃即可。

身為專業工作者，我認為不該過度依賴記憶力。遇到無法立即處理的事務，應當「馬上記錄」，這個習慣非常有效地減少了我任務的遺漏。

總結而言，將所有待辦事項集中在一處查閱，無論何時都能清楚掌握進度，這種集中管理方式是提高效率、避免遺漏的關鍵。

本章推薦工具

Todoist：介面簡潔且功能齊全，且支援電腦、手機多平台使用，待辦清單工具能很好的減少大腦負擔，並透過循環任務與完成刪除機制增強工作動力。

2. 活動與會議管理：善用行事曆與智慧助手

任務管理是個人的事，但活動與會議往往牽涉到其他人，這時就需要不同的工具來協作。

使用行事曆進行排程與協調

「活動與會議」我偏好使用行事曆管理，因為跟前面任務不同，這類事情通常具有「明確的時間和地點」，透過視覺化的行事曆可以更快速地排程、發送邀請，並輕鬆避開時間上的衝突。

對內溝通： 如果你在公司工作，提前排定自己的行程並共享到公司行事曆，能讓同事即時掌握你的行程，從而更有效地協調會議。
時間隱私小技巧： 如果你有重要的私人事務，但不想分享內容，可以在公司行事曆中該時段安排一個「忙碌」，只讓同事知道你這時間有安排即可。
自主休假規劃： 針對沒有固定休息日或旅遊計畫的自由職業者，我強烈建議提前在行事曆中安排這些活動。主動規劃休息時間非常重要，才能避免長時間連續工作帶來的身心壓力。（我自己就常忘了規劃，導致工作一直湧入而缺乏休息！）

高效會議工具推薦

1. Notion AI Meeting

會議記錄支援繁體中文，且整理的格式是專業的會議記錄格式，所以產出結果非常好，幾乎可以直接使用，能節省大量的會議內容整理時間，超推薦。

2. In Your Face (Mac 專屬)

你有過於專注工作而忘記會議開始的尷尬經驗嗎？這個應用程式能幫你解決。它會在會議或活動開始前，以全螢幕模式提醒（可自訂會議多久前提醒），確保你不會錯過重要時刻。
這不僅減少了因忘記會議而導致的尷尬，還能有效降低會前需要隨時注意開始時間的緊張感。
付費資訊： 採訂閱制（月費 $2、年費 $20、終身 $60）。若你已訂閱 Setapp，則可直接使用，且它直接串連 Mac 行事曆，省下不少設定時間。

本章推薦工具：

Google Calendar： 管理各類活動與會議，減少時間衝突。
Notion AI Meeting： AI 會議記錄，節省整理時間。
In Your Face (Mac)：全螢幕會議提醒，避免錯過會議。
Setapp (Mac)：許多好用工具的訂閱服務，適合工具愛好者。

3. 每日工作管理：設定「2 小時黃金時間」

訊息處理是我認為遠端工作中最難處理的一環，主要困難在於訊息來源過於繁多且會打斷工作。

我的工作訊息來自 Mail、LINE、Message、Slack、方格子以及其他社交平台，涵蓋合作郵件、工作回覆、網友留言及私訊詢問等。

光是處理這些訊息就耗費大量時間，有時光回覆郵件就需數小時，難以進行其他主要工作，且處理完後常感到精疲力盡。

小建議：如果你收入較高，可以考慮找助理或經紀人協助處理，節省大量時間。但如果你多數事情自己來，可參考我的方法：

設定「2 小時黃金時間」：專注於最重要的事

我會設定一段「2 小時黃金時間」作為個人專注時間，專門處理最重要的工作，例如：撰寫文章、製作貼文、準備講座簡報等複雜、重要且需要高度專注力的事務。
人一天的專注力約維持在 4 小時左右，即使工作 8 小時，實際能保持高效專注的時間可能只有一半。高效專注可以大幅提高效率，有時認真工作半天就足以完成全天任務。
我通常將這段黃金時間安排在早晨，確保能在一天精力最充沛時進行重要工作，並避免在此時段安排會議。
對於上班族來說，若許可，我建議提前於工作時段前起床，利用這段安靜時間處理個人認為重要的事務。工作開始後，你可能就會受到客戶、上司或同事的訊息干擾，保持專注會更困難。
與合作夥伴建立共識：與工作夥伴或客戶協商，例如白天盡量不互相干擾，除非緊急事務，否則可以將討論安排在下午時段。

另外，這 2 小時黃金時間不限於工作，你也可以選擇用於閱讀、練習烹飪或進行手工藝等需要專注的活動。

任務安排方法：用「艾森豪矩陣」來管理

那又該如何安排事情的優先次序？我習慣依照「艾森豪矩陣」的分類方式來管理。

該矩陣根據「重要／緊急／不重要／不緊急」的原則，將事務分類至四個象限：

重要且緊急： 需立即處理（如客戶要求的報告）。
重要但不緊急： 需規劃時間處理（如閱讀、學習）。
不重要但緊急： 可考慮委託他人或快速處理（如有些突發郵件）。
不重要且不緊急： 應盡量避免或最後處理（如無意義的瀏覽）。

黃金時間的應用： 黃金時間主要用於處理「重要但不緊急」的事務，這類事情通常對長期發展有重大影響，因此值得優先安排。
精力分配原則： 記住，人非機器，不能只用時段來安排工作，處理不同任務會消耗不同精力，人的精力是有限的。如果先處理不重要的事務，可能會耗費過多精力，導致後續無法有效處理更重要的事務，甚至出錯。

因此，合理分配精力，是時間管理的重點。

重點整理：
- 2 小時黃金時間： 利用一天中精力最充沛的時段，專注於個人最重視的活動或工作。
- 艾森豪矩陣： 劃分事務的輕重緩急，有效率地完成任務，避免錯誤分配精力。

4. 遠端工作設備推薦：提升舒適度與效率

以下是我針對在家工作情況的設備推薦與使用心得，僅供參考，請務必考量預算、需求和個人適用性再購買。

螢幕掛燈：優質光源與空間節省

長時間面對電腦工作，充足的光源格外重要。我們常因照明不足導致視力負擔，且單靠室內照明(太遠)難以同時提供螢幕、筆記、閱讀所需的亮度。傳統檯燈難以調整角度且佔用空間。

選擇原因： 螢幕掛燈的設計可避免光線直射螢幕，減少眩光，同時提供充足亮度。對於空間有限的環境，它能大幅節省桌面空間。
推薦品牌： BenQ。我自己使用了 4 年，品質穩定體驗良好。

雙螢幕設置：最有感的效率提升

man using computer inside room — Photo by Oğuzhan Akdoğan / Unsplash

我建議配置雙螢幕，可以用同一品牌型號，以避免色差影響觀看體驗。

效率優勢： 雙螢幕在需要同時查看參考資料的情境中極有幫助。例如，設計師查看設計需求和靈感、行銷人員撰寫企劃並同步使用 AI 工具。
便利性： 雙螢幕便於內容複製，避免了頻繁切換視窗，從而提高速度。

*我目前使用 BenQ 高階螢幕，品質是真的很好，但價格也是貴，如果你預算夠，想要好螢幕，BenQ 是很好的選擇。

滑鼠選擇：舒適度優先

選購原則： 應考慮與手形的匹配度，我偏好較大尺寸的滑鼠。建議實際試握確定手感，適合的最好。
額外功能： 選擇支援藍牙連接和充電功能的滑鼠能帶來更多便利，且相比使用電池，不需定期更換很方便。
推薦品牌： 羅技（Logitech）。續航強、耐用、功能強，整體體驗很不錯。我目前使用的是 MX MASTER 3S。Mac 用戶若習慣觸控板，也很推薦買巧控板來使用。